こちらの記事に興味を持って頂きありがとうございます。
キャリアコンサルタントの渡邊です。
今日は伝わりやすい文章術「PREP法」についてお伝えしたいと思います。
「プレゼンで話がまとまらず、上手に伝えたい事が伝わらなかった、、、」
「上司に報告をしたら、分かりづらいと怒られた、、、」
「ブログやSNSで伝わりやすい文章を書きたい」
伝え方に関する悩みを抱えている方も多いと思います。
そんな方にぴったりなのが今回ご紹介する「PREP法」という文章術です。
文章を書く方には基本の文章術ではありますが、シンプルで簡単な文章から長文のスピーチなど、応用範囲が広い優秀な文章術なのでご存じない方は是非とも試して頂きたい内容です。
PREP法とは？
PREP法とは伝わりやすい文章術で、以下の順序で文章を構成します。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（最後にもう一度結論）
4つの頭文字をとってPREP法と呼ばれています。
簡潔に説得力のある文章を作成できる事から非常によく使われる文章構成です。
自己紹介、面接、プレゼン、報連相、ブログなどのあらゆる場面で応用できる万能な文章術と言えます。
PREP法を使うメリット
PREP法のメリット以下の3つです。
- 話がわかりやすくなる
- 構成が簡単
- 簡潔な文章にも長文にも使える
メリットその1.話がわかりやすくなる
「結論から先に言え！」新人の頃によく注意される内容です。
このPREP法においても一番のポイントは最初に結論を伝える事にあります。
結論から先に伝える事で「何の話をしているのかを理解してもらう」事ができます。
例えば、
「私の趣味は読書です。」と言われたら読書が趣味の話が始まります。
「本日の○○についてのプレゼンは失敗に終わりました。」なら失敗したプレゼンの話が始まります。
最初に結論を言わなければ、何の話なのかを分からないまま聞く事になってしまいます。
聞き手の事を考えるなら最初に結論を伝える事が重要です。
さて、最初に結論を伝えられた後、もし聞き手であれば次に何を聞きますか？
多くの方は、「何故？」と聞くのではないでしょうか？
その為、次に理由を伝えます。
「私の趣味は読書です。」（結論）
「何故なら優秀な方の知識が詰め込まれているからです。」（理由）
相手が聞きやすい順序で話す構成こそ伝わりやい構成と言えるのではないでしょうか？
その為、PREP法では最初に結論で、次に理由、そしてその理由を補足する為に具体例を話し、最後にもう一度結論を伝えます。
「私の趣味は読書です。」（結論）
「何故なら優秀な方の知識が詰め込まれているからです。」（理由）
「実際に事業に成功した実業家や国を動かす政治家、亡くなった偉人まで、直接話を聞く事が難しい相手でも本からなら考え方を学ぶ事ができます。」（具体例）
「その為、私の趣味は読書です。」（結論）
こうして相手が聞きたくなる順序で話す事ができるので、わかりやすく伝わります。
メリットその2.構成が簡単
文章を書く時や、報告する時には構成で頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか？
「何から伝えればいいのか、、、」と考える事に時間をつかってしまいます。
しかしPREP法を使えば、文章構成が「1.結論 2.理由 3.具体例 4.最後にもう一度結論」と決まっているので頭を悩ます必要が無くなります。
例えば、「りんごが好き」と伝えたい文章の目次を作るなら以下のようになります。
- 私はりんごが好き（結論）
- 私のりんごが好きな理由（理由）
- 私のりんご好きエピソード（具体例）
- やっぱり私はりんごが大好き（結論）
と簡単に目次をつくる事ができ、あとはそれぞれの目次に沿った内容に筆を走らせるだけです。
構成が簡単なのは時短にも繋がりますので大きなメリットと言えそうです。
メリットその3.簡潔な文章にも長文にも使える
先程お伝えした「読書が趣味」の例文のような簡潔な短い文章にも利用できますし、長文にも利用できます。
長文の場合は、具体例を肉付けしていく事で、より詳細まで伝わる文章になります。
- 具体例を複数伝える
- 具体例で裏付けデータを伝える
- 別の視点からの具体例を伝える
簡潔な文章なら、業務報告やSNSの文章などに効果を発揮します。
長文なら、プレゼンやブログなどに利用可能で、非常に汎用性が高い文章術と言えそうです。
ちなみに今書いている文章もPREP法を意識している文章で、今は「伝わりやすい文章術がPREP法である理由」を書いているところです。
なので、次は具体例として例文をご紹介します。
PREP法の例文
最後にPREP法の例文をご紹介します。
休みの日はよくジムに行きます。（結論）
デスクワークが多い為、健康面を考えての事です。（理由）
マシントレーニングで筋肉量を増やせば代謝も上がりますし、適度な疲労感から良い睡眠をとる事ができます。（具体例）
その為、休みの日はジムで運動する事が多いです。（結論）
スタンダードなPREP法を使った構成です。
自己紹介などでは、こうした短いPREP法の繰り返しで構成するとわかりやすく伝わります。
今朝にご依頼頂いた来週のプレゼン資料はまだ着手できておりません。（結論）
何故なら、優先事項の高い仕事をが入ったからです。（理由）
具体的には、午後に課長から本日中に仕上げて欲しいという書類仕事を依頼された事と、緊急ミーティングが開催された事です。（具体例）
その為、プレゼン資料作成はまだ着手できておりません。（結論）
ただ、明日の午前中は予定を資料作成の時間に割く事ができますので、午後には提出可能です。（アレンジ）
スタンダードな構成に若干のアレンジを加えました。
アレンジを加えるかどうかは、話をする相手が聞きたい要素が他にある場合に加えます。
この例文の場合はスタンダードな構成だけだと、「じゃあ、いつやるの？」と聞かれる事が想定されます。
その為、最後に追加のアレンジ文章を入れています。
私の学生時代に力を入れた事はアルバイトです。（結論）
飲食店の接客をしていたのですが、アルバイトを通して組織の課題を解決する楽しみを感じる事ができたからです。（理由）
アルバイトを始めたのは家の近くだったからという理由でした。
ですが、ある時、注文から配膳までの業務フローの見直しを提言した事がきっかけで仕事の流れが良くなり、自分の意見や行動が組織に良い影響を与えれる事を実感し、やりがいを感じるようになりました。（具体例）
その後も課題を発見すれば、それを解決するにはどうすれば良いかを考えて実行する事に力を注いでいます。
その為、学生時代に一番力を入れたのはアルバイトです。（結論）
面接時、「学生時代に力を入れた事」を聞かれた場合の例文です。
ポイントは「具体例」です。
私が採用担当として面接をしている時に、「結論→理由→抽象的な例→結論」の人が多い様に感じます。
具体的に経験したエピソードを入れた方がアピールに繋がりやすいので意識してみて下さい。
最後に
今日は伝わりやすい文章術「PREP法」についてお伝えさせて頂きました。
PREP法は簡単に説得力のある文章構成がつくれるので非常に便利です。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（最後にもう一度結論）
この内容だけ頭の中において実際に使用してみてください。
最初は慣れないかもしれませんが、文章を書く時に意識して使ってみる、友人と話すとき、会社の上司と話すときも意識してみる、そうすると徐々に自然に身に付いていき、アレンジもできるようになると思います。
ここまでお読みいただきありがとうございます。
この記事が、あなたのキャリアにプラスになれば幸いです。
それではまた！
国家資格キャリアコンサルタント 渡邊 和真
